4人がかりの契約書作業、
1件20分が3分に。

ある会社での事例です。

この会社では、月に約300件の契約書を、同じひな形からお客様ごとにお名前などを入れ替えて作成し、メールで送っていました。1件ごとにファイルを開いて書き換え、PDFに保存し、文面を書いて送るまでに約20分かかります。1人では時間がかかりすぎるため、4人で分担して対応していました。返信のないお客様への催促や、戻ってきた契約書の確認も、すべて手作業でした。

そこで、AIが申込内容などのお客様情報を読み取って一覧にし、そこから契約書のPDFと送付メールの下書きを自動で用意する仕組みを作りました。担当者は内容を確認して送るだけになり、1件あたりの作業は約3分になりました。4人で分担して月100時間かかっていた作成・送付の作業が、月15時間ほどで済むようになりました。

返信がない場合の催促も自動化しました。戻ってきた契約書は、AIが元の内容と照らし合わせ、変更された部分だけを示します。担当者は変更点だけを確認すればよくなり、見落としを防ぎやすくなりました。あわせて、AIが記載内容に誤りや矛盾がないかをチェックし、気になる点には対応の案も示します。

同じ作業の繰り返しはAIに任せ、人は判断が必要なところに集中できるようになりました。